Prosedyre 1.Årlig rapportere på selskapenes oppfølging av den selskapsvise eierstrategien ved å fremlegge Porsgrunn kommunes eierrapport i løpet av høsten.
Formål: Sikre riktig oppfølging av selskapsvise eierstrategier, samt rapportere på Porsgrunn kommunes samlede eierskap i Porsgrunn kommunes eierrapport.
Ansvar: Rådmannen
Aktivitet: I forbindelse med at selskapene legger fram årsmelding og årsregnskap, rapporterer også selskapene på oppfyllelse av den selskapsvise eierstrategien. Rådmannen vurderer rapporteringen i henhold til eierstyringsprinsippene, samt produserer Porsgrunn kommunens eierrapport som legges fram
til orientering for formannskap og bystyre hver høst. Porsgrunn kommunes eierrapport skal være offentlig tilgjengelig på kommunens nettsider.
Prosedyre 2. Med basis i selskapenes rapportering på den selskapsvise eierstrategien, årlig vurdere og eventuelt foreslå justering av den selskapsvise eierstrategien
Formål: Sikre oppdaterte selskapsvise eierstrategier.
Ansvar: Rådmannen
Aktivitet: I forbindelse med utarbeidelse av Porsgrunn kommunes eierrapport skal Rådmannen vurdere, og eventuelt foreslå å justere, den selskapsvise eierstrategien. Dersom den selskapsvise eierstrategien skal justeres, legges det fram sak om dette til formannskap og bystyre hver høst. Oppdaterte eierstrategier skal være offentlig tilgjengelig på kommunens nettsider.
Prosedyre 3. Fireårig gjennomgang av alle eierskapsdokumentene.
Formål: Sikre riktig oppfølging av eierskapsprinsippene. Legge til rette for å revidere eierskapsdokumentene hvert fjerde år.
Ansvar: Rådmannen
Aktivitet: Den fireårige revisjonen gjennomføres senest høsten ett år etter konstituering av nytt bystyre. Det innhentes aktivt opplysninger om behov for endringer i eierstrategien fra selskapene/foretaket. Eierskapsmeldingen med eventuelle forslag til endringer av prinsipper, eierstrategier og prosedyrer legges fram som sak for formannskap og bystyre.
Prosedyre 4. Opplæring i kommunalt eierskap.
Formål: Sikre riktig oppfølging av eierskapsprinsippenes punkter om opplæring. Sørge for at politikere og valgte medlemmer av representantskap og styrer har god kjennskap til kommunens eierskapsprinsipper.
Ansvar: Rådmannen
Aktivitet: I forbindelse med konstituering av bystyret, gjennomføres folkevalgtopplæring om kommunalt eierskap.
Prosedyre 5. Eiermøter
Formål: Sikre god dialog mellom selskapet og eier, herunder kontrollere om selskapet har riktig oppfølging av eierskapsprinsippene.
Ansvar: Rådmannen
Aktivitet: Eiermøter er et uformelt møte mellom representanter for kommunen som eier, og styret og daglig leder av selskapet. Sammen med ordfører vurderes om styreleder og daglig leder skal innkalles til eiermøte for å redegjøre for selskapet/foretaket, herunder selskapets oppfølging av den selskapsvise eierstrategien og kommunens eierskapsprinsipper.Oppfyllelse av eierstrategi, samfunnsansvaret, etiske spørsmål og egenkapitalsituasjonen kan også diskuteres på eiermøtet. De som normalt representerer kommunen på
generalforsamlinger/representantskapsmøter bør delta på eiermøter.Ved eiermøter treffes det ikke vedtak. Saker som krever tilslutning fra eier, må alltid tas opp i generalforsamling/representantskap og bystyret for kommunale foretaks det ikke vedtak. Saker som krever tilslutning fra eier må alltid tas opp på generalforsamling.
Prosedyre 6. Behandling av generalforsamlings-/representantskapsmøtedokumenter
Formål: Sikre riktig oppfølging av eierprinsippene og riktig prosess foreierbeslutninger
Ansvar: Rådmannen
Aktivitet: Alle eierbeslutninger skal foretas på generalforsamlinger/representantskapsmøter. Det fremgår av
selskapsavtaler, samarbeidsavtaler, aksjonæravtaler m.m. hvilke saker som skal behandles av bystyret. Likeledes skal vedtektsendringer, endring av deltakere i interkommunale selskap, interkommunale politiske råd, kommunale oppgavefellesskap og vertskommunesamarbeid, endring av lånerammer og garantistillelser, samt andre relevante saker som har relevans for eier, behandles i bystyret. Det er ikke slik at alle generalforsamlingssaker og representantskapssaker behøver en forutgående behandling i formannskap og bystyret. Det legges opp til at PKs eierrepresentant i generalforsamlinger-/representantskapsmøter støtter seg til eierskapsmeldingen, eierstyringsprinsippene og den selskapsvise eierstrategien. Generalforsamlingsdokumenter/representantskapsdokumenter som krever en forutgående behandling i formannskap/bystyretskal sendes rådmannen minimum seks uker før generalforsamlingen/representantskapsmøtet. Rådmannen forbereder sak til formannskap/bystyret.
Etter avtale med ordfører, innkalles styreleder og daglig leder til eiermøte i forbindelse med formannskapets/bystyrets behandling av saken.
Prosedyre 7. Spesielt om kommunale foretak.
Formål: Sikre riktig oppfølging av eierprinsippene.
Ansvar: Rådmannen
Aktivitet: Budsjett, tertialrapporter, regnskap og årsmelding for kommunale foretak innarbeides i kommunens øvrige dokumenter. Eierstrategi og rapportering på eierstrategien søkes behandlet på lik linje med andre selskaper.
Bystyret velger styre i det kommunale foretaket og fastsetter honorar. Styrets behandling skal refereres.
Prosedyre 8. Avvik og endring.
Formål: Sikre riktig oppfølging av eierskapsprinsippene
Ansvar: Rådmannen
Rådmannen: Rådmannen kan legge fram egen sak for bystyret når det er nødvendig å gjøre endringer i eierstrategi eller annet for et selskap/foretak. Alle saker om endring av selskapsvise eierstrategier skal legges fram for bystyret.
Prosedyre 9. Spesielt om delt eierskap.
Formål: Sikre riktig oppfølging av eierprinsippene.
Ansvar: Rådmannen
Aktivitet: Rådmannen skal ta initiativ til administrative eierfora for å samordne eierstrategier ved delt eierskap.